Kamis, 23 April 2015

Softskill Bahasa Inggris 2 (Tugas 1)

SOFTSKILL

BAHASA INGGRIS BISNIS 2    

1)             Perkenalan
Tata Bahasa
A, an atau the?
Apabila hanya ada satu hal atau benda tertentu, kita gunakan the. Demikian pula apabila hal yang kita bicarakan sudah sama-sama dimengerti. Misalnya, “Could you pass me the scissors?”, karena guntingnya terlihat di depan mata. Kata sandang tertentu the juga digunakan di depan kata yang menyatakan gedung atau tempat, misalnya kantor pos atau balai kota, karena biasanya hanya ada satu di sebuah lokasi tertentu. Contoh: the moon, the sun, the Prime Minister, the CEO, the local library.

Kata sandang tak-tertentu an – dan bukan a – juga digunakan apabila kata benda yang mengikutinya bermula dengan bunyi hidup. Biasanya kata benda ini juga dimulai dengan huruf hidup, tetapi tidak selalu.

Misal      :  an egg, an orange, an umbrella, an ice cream,
Juga       :   an honour, an honest man, a union, a university.


Idiom dan ungkapan
Tatkala Harvey menggambarkan betapa sibuk rekan-rekannya waktu itu, ia menggunakan ungkapan “flat out”. Ungkapan ini menggunakan kiasan seorang pengendara mobil yang sedang
‘injak pedal gas’ kuat-kuat sampai rata ke lantai.

Beberapa ungkapan lain untuk menggambarkan keadaan yang sangat sibuk:
-          tied up – Contoh: “ I’m afraid you can’t see him. He’s tied up at the moment.”
-          flat chat – Contoh: “Can I call you back? I’m flat chat right now.”
-          flat out – Contoh: “No one has time for lunch. We’ve been flat out all day.”
-          to have one’s hands full – Contoh: “I have my hands full with this new account.”
-          to have a lot on one’s plate – Contoh: “Could you do it? I have a lot on my plate right now.”

2)             Percakapan Melalui Telepon
Sopan santun Telepon

Lima kata-kata terlarang

Jangan katakan
Katakan
No.

Misalnya:
Actually, Tuesday is better for me.
No, Monday’s no good.

I can’t do that.

Misalnya:
Here’s what I can do... I can get it to you first thing tomorrow.
I can’t send it today.

I don’t know.

Misalnya:
That’s a very good question.  Let me find out for you.
I don’t know why it’s late.

Just a moment.

Could you excuse me for ten seconds?  My other phone is ringing.
You’ll have to…

Misalnya:
We’ll need to have it here by tomorrow.
You’ll have to get it here by tomorrow.



Abjad Telepon
Untuk memperjelas pengucapan abjad melalui telepon, gunakanlah Abjad Radio
Internasional.

A for Alpha
N for November
B for Bravo
O for Oscar
C for Charlie
P for Papa
D for Delta
Q for Quebec
E for Echo
R for Romeo
F for Foxtrot
S for Sierra
G for Golf
T for Tango
H for Hotel
U for Uniform
I for India
V for Victor
J for Juliet
W for Whiskey
K for Kilo
X for X-ray
L for Lima
Y for Yankee
M for Mike
Z for Zulu

Persiapan sebelum menelepon

Hal-hal yang sebaiknya disiapkan sebelum menelepon dalam Bahasa Inggris:

     Carilah keterangan sebanyak mungkin mengenai perusahaan yang akan dihubungi, kedudukan dan nama jabatan orang yang bersangkutan, dan jangan sampai salah mengucapkan namanya. Pelajari dengan jelas topik yang akan dibicarakan.
     Susun secara sistematis semua pokok yang akan dibicarakan dan cara menyampaikannya.
•   Siaplah menjawab pertanyaan yang tidak terduga.
     Kirim email (surat elektronik) terlebih dahulu, khususnya sebelum hubungan telepon ke luarnegeri.
•   Siapkan segala informasi dekat telepon.
     Tulis di atas kertas (terutama jika tidak terlalu fasih dalam Bahasa Inggris) maksud dan tujuan anda menelepon, dan pokok-pokok yang akan dibicarakan.

Idiom dan ungkapan

Di bawah ini arti dan contoh penggunaan Idiom dan Ungkapan:

about to head down – Artinya: akan segera berangkat ke sana.
Contoh: Im about to head down to the Exhibition Centre.”

to run through Artinya: membaca, meneliti atau mempraktekkan.
Contoh: Can I run through the list with you to make sure I’ve got it right?”

to be on track Artinya: melakukan sesuatu sebagaimana semestinya.
Contoh: “Let’s just  check the instructions, to make sure we’re on track.”

to go off without a hitch Artinya: berjalan mulus dan lancar.
Contoh: “I’m pleased because our presentation went off without a hitch.”

-            Percakapan Bisnis Bahasa Inggris – How I Start My Bakery Business
§   Heri             : Hey, Yanti! Long time no see! And now your bakery business has gone into a great success. What an achievement!
§   Yanti           : Thank you, Heri. I’m still trying as best as I can to satisfy every customer.
§   Heri             : Wow. Can you tell me the story of your success, Yanti?
§   Yanti           : Well, before my business goes this big, I also experienced hard times. At the first time starting out my bakery, my factory where I made the bakery foods was in my own house’s kitchen. I did everything by myself. I made the dough, I baked the dough, I packed the bakery foods, I marketed and distributed my bakery foods to food stalls to be resold all by my self. I tried my best to satisfy people and make them love my bakery foods.

3)           Glossaries Percakapan Bisnis Bahasa Inggris

biaya, ongkos
maintenance
bonus
bonus
bos
boss
bukti pembayaran
payslip
daftar gaji
payroll
debat
debate
delegasi
delegation
departemen
department
diskusi
discussion
dukungan
support
ekonomis
economic
eksekutif
executive
grafik
graph
hak cipta
copyright
hubungan
contacts
ikatan kerja
contract
industri
industry
istirahat sore
tea break
jabatan
office (position)
jam kerja
office hours
janji
appointment
juru tulis
clerk
kantin
canteen
kantor
office (place)
kelebihan
redundancy (dismissal)
kelompok
team
kemungkinan
contingency
kenaikan pangkat
promotion (job)
kepala
head
kerjasama tim
teamwork
ketua kelompok
team leader
klien
client
kolega
colleage
kompetisi
competition
kompetitor
competitor
koneksi
contacts
konsumen
consumer
kontrak
contract
kontraktor
contractor
kuota
quota
laporan
report
maket share
market share
manajer
manager
manajer wanita
manageress
melebihi waktu
overtime
membayar
pay
memberhentikan
retire
memecat
retire
memo
memo
mendebat
to debate
menerima kembali
reinstate
menganalisa
to analyse
mengelompokkan
categorise
mengembankan
develop
mengesahkan
to endorse
mengkategorikan
categorise
mengundurkan diri
resign
mengutus
to delegate, to designate
menyerahkan
to delegate, to designate
merk dagang
trademark
meramalkan
to forecast
nama perusahaan
company name
orang yang tidak masuk kerja
absentee (work)
orang yang tidak menghadiri rapat
absentee (meeting)
paten
patent
pedagang
dealer
pekerjaan
work
pelanggan
customer
pemasaran
marketing
pembagian kerja
shift
pemecatan
dismissal
pemegang saham
shareholder
pemilik
owner
pemimpin pasar
market leader
penaksirran
assessment
penelitian
study, research
penerima tamu
receptionist
pengikut latihan
trainee
pengunduran diri
resignation
penilaian
assessment
pensiun
pension
periklanan
advertising
perjanjian
deal
persaingan
competition
pesaing?
competitor
persentasi
percentage
persetujuan
bargain
pertemuan
meeting
perusahaan
company
petuga kebersihan
janitor
pramuniaga
clerk
prediksi
prediction
prioritas
prioritï½™
proyeksi
projection
promosi
promotion (item)
proposal
proposal
rajin
diligent
ramalan
forecast
rapat
meeting
rapat tahunan
annual general meeting (AGM)
raungan
office (room)
regu
team
resepsionis
receptionist
resesi
recession
ruang penerimaan tamu
reception
sasaran
target

 

4)             Kontak Pertama

Catatan Bahasa – Meminta dengan sopan

Dunia bisnis juga menghargai budi bahasa yang halus dan sopan. Dalam meminta seseorang untuk melakukan sesuatu, kita perlu menggunakan kata-kata halus dan sopan agar orang yang bersangkutan tidak merasa dipaksa atau diperintah secara kasar. Ada beberapa rangkaian kata yang dapat dipakai untuk memperhalus permintaan. Perhatikan rangkaian kata yang bergaris bawah:

-          Would you mind  a later meeting?
-          Could I ask you to meet me in the city? Would it be OK to meet after 5?
-          Is it all right with you if we work in my office? How do you feel about postponing the meeting?


Ungkapan bit


Tatkala Harvey mengutarakan dugaannya bahwa Lian tahu tentang teh, Lian menjawab
A bit,  yang artinya “sedikit”. Sebenarnya Lian tahu banyak soal teh, tetapi ia tidak ingin terkesan menyombongkan diri.

Sekiranya ada yang menanyakan apakah anda bisa berbahasa Inggris, sedangkan anda sendiri tidak begitu yakin, maka tidak ada salahnya apabila anda menjawab:a bit”.

Tetapi,  “it’s a bit much” justru berkebalikan artinya, karena ungkapan ini berarti “banyak”.


Beberapa contoh kalimat yang menggunakan “a bit”:
I speak a bit of French. (Saya hanya bisa bahasa Prancis sedikit).
I tried to ask my boss for time off but he wouldn’t have a bit of it. (Dia tidak mengijinkan). It’s a bit much to expect us to work on the weekend, don’t you think?  (Sangat keterlaluan untuk mengharapkan seperti itu.



Bit juga dapat berarti “bagian”.
Misalnya, kalau ada tugas yang harus diselesaikan secara kelompok, anda diharapkan to do your bit .... melakukan tugas yang menjadi bagian anda.

 

5)             Menindaklanjuti
Catatan Bahasa – Sambung Rasa
Dalam sopan santun percakapan, kita diharapkan untuk segera memberikan tanggapan atas pernyataan seseorang, baik itu pernyataan positif, negatif atau pun netral. Beberapa contoh yang dapat dipakai:

A  :       I had a terrible flight over.  We were held up in Singapore.
B  :       I’m sorry to hear that.
A  :       We’re well over our monthly target!
B  :       That’s great!

A  :       The staff here have been very helpful.
B  :       That’s good to hear.
A  :       The airline mislaid my luggage.
B  :       Oh, that’s no good.


Berikut ini dua contoh ‘sambung rasa’, masing-masing untuk menyambung rasa sedih dan rasa gembira:



A  :      I can’t make the meeting I’m afraid.  My husband has suddenly taken ill.
B  :      Oh, I’m very sorry to hear that.

A  :    I got the promotion!
B  :      Congratulations!



Kata-kata untuk mengalihkan pokok pembicaraan

Dalam pembicaraab  ini, Harvey menggunakan kata “now” untuk mengalihkan pokok pembicaraan. Ungkapan lain yang dapat dipakai untuk keperluan ini:

Now, we haven’t much time so let’s move on to finance.
By the way, your fax machine doesn’t seem to be working.
Anyway, have you met the new secretary?


Bentuk Present tense (kalimat langsung) maupun Reported speech (kalimat tidak-langsung)
keduanya sama-sama boleh dipakai dalam mengutip kata-kata orang lain.

Lok:                           “I like fishing.”
Present tense           “Lok says he likes fishing”.
Reported speech      “Lok said he liked fishing.”

John:                         “There’s an accident on the road so I’m not going to make the meeting.”

Present tense           “John says he’s not going to be able to make the meeting because there’s an accident on the road.”

Reported speech      “John said he wasn’t going to be able to make the meeting because there’d been an accident on the road.”



Ungkapan

Low- key berarti informal, santai, tidak  resmi. Contoh penggunaan kata low-key :
Lok and Lian didn’t wanted a formal meeting. They preferred to keep it low-key. Peter and Mary wanted a low-key wedding so they only invited their closest friends.
Jills job interview was very low-key. The manager simply asked her a few questions at the same time as he was trying to fix the photocopier.

6)             Membicarakan Bisnis

Mencari tahu kebutuhan klien
Sebelum menawarkan barang atau jasa, carilah dahulu apa yang diperlukan atau diharapkan oleh calon klien.


What do you see as the future of your company? Where do you see your company in five years’ time? What is your immediate goal for you company?
What plans do you have for your company?

I’d like to establish what your company needs right now.

Sambung Rasa – layak dirayakan
                                                           
Tatkala Lian menyingkapkan akan mempunyai cucu, Harvey langsung mengucapkan selamat “Congratulations!” Sambung rasa gembira seperti ini diucapkan untuk hal-hal yang layak dirayakan. Misalnya, perkawinan, pertunangan, kelahiran bayi, pekerjaan baru, sukses bisnis dan sebagainya. Beberapa contoh yang dapat dipakai untuk mengucapkan selamat:

A  :  I got the job!
B  :  That’s fantastic news!

A  :  We won the contract!
B  :  Good on you!  (Australian)

A  :  The deal went through!
B  :  Really! How wonderful!

A  :  I got the promotion!
B  :  Oh, well done!



Bahasa Mengarahkan pembicaraan ke bidang bisnis

Perlu ada pendekatan halus sebelum mengarahkan seseorang ke pembicaraan bisnis. Berlatihlah mengucapkan contoh-contoh kalimat di bawah ini:

I know your time is limited. So I hope you don’t mind me raising this. Do you mind if we talk business for a moment?
I’ve been meaning to talk to you about your business. Is now a good time?

I know you don’t have a lot of time, so do you mind if we discuss business for a minute?



Menerima dan menolak tawaran bantuan seseorang

Percakapan singkat di bawah ini dapat dipakai untuk latihan menerima atau menolak dengan sopan tawaran bantuan seseorang. Ucapkanlah dengan suara keras.

Menerima
Menolak
A: I could give you a hand if you like.
B: Thanks, I will need a hand.
A: Would you like me to help you with that  order?
B: I’ll be fine. Thanks, anyway!
A: If you need help with th epresentation,  just sing out.
B: Thanks. I think I’ll take you up on that.
A: Fine.

A: Will you need any help preparing for that trip?
B: No, but thanks for offering.



Idiom

To give someone a hand membantu seseorang
Contoh: The task took twice as long because there was no one around to give him a hand.

To nut something out. (to nut out something): memecahkan persoalan atau menyusun langkah yang akan diambil.
Contoh: They worked through the night, trying to nut out the strategy for saving the company.

To get cracking : segera memulai pekerjaan yang harus diselesaikan dalam waktu singkat;
segera bergerak cepat.
Contoh: If we’re going to get this order out before 5pm, wed better get cracking.


7)             Rapat

Kosakata Rapat

Istilah
Arti
item
Pokok yang dibahas dalam rapat biasanya diberi urutan nomor.
agenda
Daftar tertulis pokok-pokok yang akan dibahas dalam rapat.
topic
Topik yang sedang dibahas.
minutes
Notulen catatan rapat
objective
Tujuan diadakannya rapat
apologies
Peserta yang telah memberitahukan tidak dapat hadir kepada pimpinan rapat.
to brainstorm
Beramai-ramai menyampaikan saran atau pandangan atas satu pokok tertentu.
to brief (someone)
Memberikan penjelasan (kepada seseorang)
Chair/ Chairperson
Ketua rapat.
to discuss
Membahas persoalan
to propose
Mengajukan usul atau saran.
time line
Urutan tanggal proyek harus selesai.




Sepuluh Jurus ampuh dalam menyelenggarakan rapat


1.      Rapat hendaknya hanya dipimpin oleh satu orang Ketua Rapat.

2.      Idealnya, ketua rapat justeru jangan dipegang oleh peserta yang akan mengajukan banyak hal untuk dibahas.
3.      Tentukan agenda - daftar masalah yang akan dibahas. .

4.      Semua peserta harus mengetahui dengan jelas tujuan diadakannya rapat.

5.      Lebih baik ada banyak pandangan yang berbeda atau berlawanan daripada hanya ada satu pandangan saja.
6.      Setiap peserta harus dapat mengemukakan pandangannya secara leluasa tanpa diganggu atau dipotong oleh peserta lain.
7.      Kalau rapatnya panjang, tentukan batas waktu untuk masing-masing topik.

8.      Manakala rapat memutuskan untuk mengambil sesuatu tindakan, tentukan dengan jelas siapa pelaksananya.

9.      Sediakan waktu untuk tanya-jawab.

10.  Salah seorang peserta hendaknya ditunjuk untuk mencatat jalannya rapat (notulen), yang kemudian dapat diperbanyak untuk dibagikan kepada segenap peserta.

Bahasa Sopan santun halus dalam rapat

Perhatikan kalimat-kalimat pendek berikut ini. Ucapkan dengan suara keras sebagai latihan
menyetujui, atau tidak sepenuhnya menyetujui, atau menolak secara halus dalam rapat.

Menyetujui
A: I think it can wait until we know more.
B: I think you’re right.

A: In my opinion, we should ask the accountants to work on it.
B: You’ve got a point there.
Tidak sepenuhnya menyetujui
A: If you all work over the weekend we’ll get the order in.
B: I see what you’re saying but some of us might have other plans.

A: I think Mai’s request for a higher salary is too much.
B: To a certain extent I agree, but we don’t want to lose her.
Menolak
A: Just one more meeting a week can’t hurt anyone
B: I ’m afraid I can’t agree, the staff are stretched as it is.

A: I think that Asian planes should take the grain to Spain.
B:  I can’t really support that. It would be much cheaper by sea.

Idioms

Douglas meminta kepada Harvey untuk “bring him up to scratch” perihal niat Lian dan Lok. Ini berarti, Douglas meminta kepada Harvey agar menjelaskan mengenai hal itu. Idiom-idiom di bawah ini mempunyai arti yang sama:

To fill someone in
Contoh:  I missed the meeting. Could you fill me in on the project?

To put someone in the picture:
Contoh: Meet me after work and I’ll put you in the picture on the Smith Contract.

To bring someone up to speed:
Contoh: Before we start the discussion, John can bring us up to speed on the monthly figures.



Catatan:
Program komputer “IT-FX” dalam pelajaran ini hanya sekedar nama khayalan.