Softskill Bahasa Inggris 2 (Tugas 1)

SOFTSKILL

BAHASA INGGRIS BISNIS 2    

1)             Perkenalan

Tata Bahasa

A, an atau the?

Apabila hanya ada satu hal atau benda tertentu, kita gunakan the. Demikian pula apabila hal yang kita bicarakan sudah sama-sama dimengerti. Misalnya, “Could you pass me the scissors?”, karena guntingnya terlihat di depan mata. Kata sandang tertentu the juga digunakan di depan kata yang menyatakan gedung atau tempat, misalnya kantor pos atau balai kota, karena biasanya hanya ada satu di sebuah lokasi tertentu. Contoh: the moon, the sun, the Prime Minister, the CEO, the local library.

Kata sandang tak-tertentu an – dan bukan a – juga digunakan apabila kata benda yang mengikutinya bermula dengan bunyi hidup. Biasanya kata benda ini juga dimulai dengan huruf hidup, tetapi tidak selalu.

Misal      :  an egg, an orange, an umbrella, an ice cream,

Juga       :   an honour, an honest man, a union, a university.

Idiom dan ungkapan

Tatkala Harvey menggambarkan betapa sibuk rekan-rekannya waktu itu, ia menggunakan ungkapan “flat out”. Ungkapan ini menggunakan kiasan seorang pengendara mobil yang sedang

‘injak pedal gas’ kuat-kuat sampai rata ke lantai.

Beberapa ungkapan lain untuk menggambarkan keadaan yang sangat sibuk:

-          tied up – Contoh: “ I’m afraid you can’t see him. He’s tied up at the moment.”

-          flat chat – Contoh: “Can I call you back? I’m flat chat right now.”

-          flat out – Contoh: “No one has time for lunch. We’ve been flat out all day.”

-          to have one’s hands full – Contoh: “I have my hands full with this new account.”

-          to have a lot on one’s plate – Contoh: “Could you do it? I have a lot on my plate right now.”

2)             Percakapan Melalui Telepon

Sopan santun Telepon

Lima kata-kata terlarang

Jangan katakan	Katakan
No.
Misalnya:	Actually, Tuesday is better for me.
No, Monday’s no good.
I can’t do that.
Misalnya:	Here’s what I can do... I can get it to you first thing tomorrow.
I can’t send it today.
I don’t know.
Misalnya:	That’s a very good question.  Let me find out for you.
I don’t know why it’s late.
Just a moment.
	Could you excuse me for ten seconds?  My other phone is ringing.
You’ll have to…
Misalnya:	We’ll need to have it here by tomorrow.
You’ll have to get it here by tomorrow.

Abjad Telepon

Untuk memperjelas pengucapan abjad melalui telepon, gunakanlah Abjad Radio

Internasional.

A for Alpha	N for November
B for Bravo	O for Oscar
C for Charlie	P for Papa
D for Delta	Q for Quebec
E for Echo	R for Romeo
F for Foxtrot	S for Sierra
G for Golf	T for Tango
H for Hotel	U for Uniform
I for India	V for Victor
J for Juliet	W for Whiskey
K for Kilo	X for X-ray
L for Lima	Y for Yankee
M for Mike	Z for Zulu

Persiapan sebelum menelepon

Hal-hal yang sebaiknya disiapkan sebelum menelepon dalam Bahasa Inggris:

•     Carilah keterangan sebanyak mungkin mengenai perusahaan yang akan dihubungi, kedudukan dan nama jabatan orang yang bersangkutan, dan jangan sampai salah mengucapkan namanya. Pelajari dengan jelas topik yang akan dibicarakan.

•     Susun secara sistematis semua pokok yang akan dibicarakan dan cara menyampaikannya.

•   Siaplah menjawab pertanyaan yang tidak terduga.

•     Kirim email (surat elektronik) terlebih dahulu, khususnya sebelum hubungan telepon ke luarnegeri.

•   Siapkan segala informasi dekat telepon.

•     Tulis di atas kertas (terutama jika tidak terlalu fasih dalam Bahasa Inggris) maksud dan tujuan anda menelepon, dan pokok-pokok yang akan dibicarakan.

Idiom dan ungkapan

Di bawah ini arti dan contoh penggunaan Idiom dan Ungkapan:

about to head down – Artinya: akan segera berangkat ke sana.

Contoh: “ I’m about to head down to the Exhibition Centre.”

to run through – Artinya: membaca, meneliti atau mempraktekkan.

Contoh: “ Can I run through the list with you to make sure I’ve got it right?”

to be on track – Artinya: melakukan sesuatu sebagaimana semestinya.

Contoh: “Let’s just  check the instructions, to make sure we’re on track.”

to go off without a hitch – Artinya: berjalan mulus dan lancar.

Contoh: “I’m pleased because our presentation went off without a hitch.”

-            Percakapan Bisnis Bahasa Inggris – How I Start My Bakery Business

§   Heri             : Hey, Yanti! Long time no see! And now your bakery business has gone into a great success. What an achievement!

§   Yanti           : Thank you, Heri. I’m still trying as best as I can to satisfy every customer.

§   Heri             : Wow. Can you tell me the story of your success, Yanti?

§   Yanti           : Well, before my business goes this big, I also experienced hard times. At the first time starting out my bakery, my factory where I made the bakery foods was in my own house’s kitchen. I did everything by myself. I made the dough, I baked the dough, I packed the bakery foods, I marketed and distributed my bakery foods to food stalls to be resold all by my self. I tried my best to satisfy people and make them love my bakery foods.

3)           Glossaries Percakapan Bisnis Bahasa Inggris

biaya, ongkos	maintenance
bonus	bonus
bos	boss
bukti pembayaran	payslip
daftar gaji	payroll
debat	debate
delegasi	delegation
departemen	department
diskusi	discussion
dukungan	support
ekonomis	economic
eksekutif	executive
grafik	graph
hak cipta	copyright
hubungan	contacts
ikatan kerja	contract
industri	industry
istirahat sore	tea break
jabatan	office (position)
jam kerja	office hours
janji	appointment
juru tulis	clerk
kantin	canteen
kantor	office (place)
kelebihan	redundancy (dismissal)
kelompok	team
kemungkinan	contingency
kenaikan pangkat	promotion (job)
kepala	head
kerjasama tim	teamwork
ketua kelompok	team leader
klien	client
kolega	colleage
kompetisi	competition
kompetitor	competitor
koneksi	contacts
konsumen	consumer
kontrak	contract
kontraktor	contractor
kuota	quota
laporan	report
maket share	market share
manajer	manager
manajer wanita	manageress
melebihi waktu	overtime
membayar	pay
memberhentikan	retire
memecat	retire
memo	memo
mendebat	to debate
menerima kembali	reinstate
menganalisa	to analyse
mengelompokkan	categorise
mengembankan	develop
mengesahkan	to endorse
mengkategorikan	categorise
mengundurkan diri	resign
mengutus	to delegate, to designate
menyerahkan	to delegate, to designate
merk dagang	trademark
meramalkan	to forecast
nama perusahaan	company name
orang yang tidak masuk kerja	absentee (work)
orang yang tidak menghadiri rapat	absentee (meeting)
paten	patent
pedagang	dealer
pekerjaan	work
pelanggan	customer
pemasaran	marketing
pembagian kerja	shift
pemecatan	dismissal
pemegang saham	shareholder
pemilik	owner
pemimpin pasar	market leader
penaksirran	assessment
penelitian	study, research
penerima tamu	receptionist
pengikut latihan	trainee
pengunduran diri	resignation
penilaian	assessment
pensiun	pension
periklanan	advertising
perjanjian	deal
persaingan	competition
pesaing?	competitor
persentasi	percentage
persetujuan	bargain
pertemuan	meeting
perusahaan	company
petuga kebersihan	janitor
pramuniaga	clerk
prediksi	prediction
prioritas	prioritｙ
proyeksi	projection
promosi	promotion (item)
proposal	proposal
rajin	diligent
ramalan	forecast
rapat	meeting
rapat tahunan	annual general meeting (AGM)
raungan	office (room)
regu	team
resepsionis	receptionist
resesi	recession
ruang penerimaan tamu	reception
sasaran	target

 

4)             Kontak Pertama

Catatan Bahasa – Meminta dengan sopan

Dunia bisnis juga menghargai budi bahasa yang halus dan sopan. Dalam meminta seseorang untuk melakukan sesuatu, kita perlu menggunakan kata-kata halus dan sopan agar orang yang bersangkutan tidak merasa dipaksa atau diperintah secara kasar. Ada beberapa rangkaian kata yang dapat dipakai untuk memperhalus permintaan. Perhatikan rangkaian kata yang bergaris bawah:

-          Would you mind  a later meeting?

-          Could I ask you to meet me in the city? Would it be OK to meet after 5?

-          Is it all right with you if we work in my office? How do you feel about postponing the meeting?

Ungkapan – “bit”

Tatkala Harvey mengutarakan dugaannya bahwa Lian tahu tentang teh, Lian menjawab

“A bit”,  yang artinya “sedikit”. Sebenarnya Lian tahu banyak soal teh, tetapi ia tidak ingin terkesan menyombongkan diri.

Sekiranya ada yang menanyakan apakah anda bisa berbahasa Inggris, sedangkan anda sendiri tidak begitu yakin, maka tidak ada salahnya apabila anda menjawab: “a bit”.

Tetapi,  “it’s a bit much” justru berkebalikan artinya, karena ungkapan ini berarti “banyak”.

Beberapa contoh kalimat yang menggunakan “a bit”:

I speak a bit of French. (Saya hanya bisa bahasa Prancis sedikit).

I tried to ask my boss for time off but he wouldn’t have a bit of it. (Dia tidak mengijinkan). It’s a bit much to expect us to work on the weekend, don’t you think?  (Sangat keterlaluan untuk mengharapkan seperti itu.

“Bit” juga dapat berarti “bagian”.

Misalnya, kalau ada tugas yang harus diselesaikan secara kelompok, anda diharapkan “to do your bit”  .... melakukan tugas yang menjadi bagian anda.

 

5)             Menindaklanjuti

Catatan Bahasa – Sambung Rasa

Dalam sopan santun percakapan, kita diharapkan untuk segera memberikan tanggapan atas pernyataan seseorang, baik itu pernyataan positif, negatif atau pun netral. Beberapa contoh yang dapat dipakai:

A  :       I had a terrible flight over.  We were held up in Singapore.

B  :       I’m sorry to hear that.

A  :       We’re well over our monthly target!

B  :       That’s great!

A  :       The staff here have been very helpful.

B  :       That’s good to hear.

A  :       The airline mislaid my luggage.

B  :       Oh, that’s no good.

Berikut ini dua contoh ‘sambung rasa’, masing-masing untuk menyambung rasa sedih dan rasa gembira:

A  :      I can’t make the meeting I’m afraid.  My husband has suddenly taken ill.

B  :      Oh, I’m very sorry to hear that.

A  :    I got the promotion!

B  :      Congratulations!

Kata-kata untuk mengalihkan pokok pembicaraan

Dalam pembicaraab  ini, Harvey menggunakan kata “now” untuk mengalihkan pokok pembicaraan. Ungkapan lain yang dapat dipakai untuk keperluan ini:

Now, we haven’t much time so let’s move on to finance.

By the way, your fax machine doesn’t seem to be working.

Anyway, have you met the new secretary?

Bentuk Present tense (kalimat langsung) maupun Reported speech (kalimat tidak-langsung)

keduanya sama-sama boleh dipakai dalam mengutip kata-kata orang lain.

Lok:                           “I like fishing.”

Present tense           “Lok says he likes fishing”.

Reported speech      “Lok said he liked fishing.”

John:                         “There’s an accident on the road so I’m not going to make the meeting.”

Present tense           “John says he’s not going to be able to make the meeting because there’s an accident on the road.”

Reported speech      “John said he wasn’t going to be able to make the meeting because there’d been an accident on the road.”

Ungkapan

Low- key berarti informal, santai, tidak  resmi. Contoh penggunaan kata low-key :

Lok and Lian didn’t wanted a formal meeting. They preferred to keep it low-key. Peter and Mary wanted a low-key wedding so they only invited their closest friends.

Jill’s job interview was very low-key. The manager simply asked her a few questions at the same time as he was trying to fix the photocopier.

6)             Membicarakan Bisnis

Mencari tahu kebutuhan klien

Sebelum menawarkan barang atau jasa, carilah dahulu apa yang diperlukan atau diharapkan oleh calon klien.

What do you see as the future of your company? Where do you see your company in five years’ time? What is your immediate goal for you company?

What plans do you have for your company?

I’d like to establish what your company needs right now.

Sambung Rasa – layak dirayakan

                                                           

Tatkala Lian menyingkapkan akan mempunyai cucu, Harvey langsung mengucapkan selamat “Congratulations!” Sambung rasa gembira seperti ini diucapkan untuk hal-hal yang layak dirayakan. Misalnya, perkawinan, pertunangan, kelahiran bayi, pekerjaan baru, sukses bisnis dan sebagainya. Beberapa contoh yang dapat dipakai untuk mengucapkan selamat:

A  :  I got the job!

B  :  That’s fantastic news!

A  :  We won the contract!

B  :  Good on you!  (Australian)

A  :  The deal went through!

B  :  Really! How wonderful!

A  :  I got the promotion!

B  :  Oh, well done!

Bahasa – Mengarahkan pembicaraan ke bidang bisnis

Perlu ada pendekatan halus sebelum mengarahkan seseorang ke pembicaraan bisnis. Berlatihlah mengucapkan contoh-contoh kalimat di bawah ini:

I know your time is limited. So I hope you don’t mind me raising this. Do you mind if we talk business for a moment?

I’ve been meaning to talk to you about your business. Is now a good time?

I know you don’t have a lot of time, so do you mind if we discuss business for a minute?

Menerima dan menolak tawaran bantuan seseorang

Percakapan singkat di bawah ini dapat dipakai untuk latihan menerima atau menolak dengan sopan tawaran bantuan seseorang. Ucapkanlah dengan suara keras.

Menerima	Menolak
A: I could give you a hand if you like. B: Thanks, I will need a hand.	A: Would you like me to help you with that  order? B: I’ll be fine. Thanks, anyway!
A: If you need help with th epresentation,  just sing out. B: Thanks. I think I’ll take you up on that. A: Fine.	A: Will you need any help preparing for that trip? B: No, but thanks for offering.

Idiom

To give someone a hand – membantu seseorang

Contoh: The task took twice as long because there was no one around to give him a hand.

To nut something out. (to nut out something): memecahkan persoalan atau menyusun langkah yang akan diambil.

Contoh: They worked through the night, trying to nut out the strategy for saving the company.

To get cracking : segera memulai pekerjaan yang harus diselesaikan dalam waktu singkat;

segera bergerak cepat.

Contoh: If we’re going to get this order out before 5pm, we’d better get cracking.

7)             Rapat

Kosakata – Rapat

Istilah	Arti
item	Pokok yang dibahas dalam rapat – biasanya diberi urutan nomor.
agenda	Daftar tertulis pokok-pokok yang akan dibahas dalam rapat.
topic	Topik yang sedang dibahas.
minutes	Notulen – catatan rapat
objective	Tujuan diadakannya rapat
apologies	Peserta yang telah memberitahukan tidak dapat hadir kepada pimpinan rapat.
to brainstorm	Beramai-ramai menyampaikan saran atau pandangan atas satu pokok tertentu.
to brief (someone)	Memberikan penjelasan (kepada seseorang)
Chair/ Chairperson	Ketua rapat.
to discuss	Membahas persoalan
to propose	Mengajukan usul atau saran.
time line	Urutan tanggal proyek harus selesai.

Sepuluh Jurus ampuh dalam menyelenggarakan rapat

1.      Rapat hendaknya hanya dipimpin oleh satu orang – Ketua Rapat.

2.      Idealnya, ketua rapat justeru jangan dipegang oleh peserta yang akan mengajukan banyak hal untuk dibahas.

3.      Tentukan agenda - daftar masalah yang akan dibahas. .

4.      Semua peserta harus mengetahui dengan jelas tujuan diadakannya rapat.

5.      Lebih baik ada banyak pandangan yang berbeda atau berlawanan daripada hanya ada satu pandangan saja.

6.      Setiap peserta harus dapat mengemukakan pandangannya secara leluasa tanpa diganggu atau dipotong oleh peserta lain.

7.      Kalau rapatnya panjang, tentukan batas waktu untuk masing-masing topik.

8.      Manakala rapat memutuskan untuk mengambil sesuatu tindakan, tentukan dengan jelas siapa pelaksananya.

9.      Sediakan waktu untuk tanya-jawab.

10.  Salah seorang peserta hendaknya ditunjuk untuk mencatat jalannya rapat (notulen), yang kemudian dapat diperbanyak untuk dibagikan kepada segenap peserta.

Bahasa – Sopan santun halus dalam rapat

Perhatikan kalimat-kalimat pendek berikut ini. Ucapkan dengan suara keras sebagai latihan

menyetujui, atau tidak sepenuhnya menyetujui, atau menolak secara halus dalam rapat.

Menyetujui	A: I think it can wait until we know more. B: I think you’re right. A: In my opinion, we should ask the accountants to work on it. B: You’ve got a point there.
Tidak sepenuhnya menyetujui	A: If you all work over the weekend we’ll get the order in. B: I see what you’re saying but some of us might have other plans. A: I think Mai’s request for a higher salary is too much. B: To a certain extent I agree, but we don’t want to lose her.
Menolak	A: Just one more meeting a week can’t hurt anyone B: I ’m afraid I can’t agree, the staff are stretched as it is. A: I think that Asian planes should take the grain to Spain. B:  I can’t really support that. It would be much cheaper by sea.

Idioms

Douglas meminta kepada Harvey untuk “bring him up to scratch” perihal niat Lian dan Lok. Ini berarti, Douglas meminta kepada Harvey agar menjelaskan mengenai hal itu. Idiom-idiom di bawah ini mempunyai arti yang sama:

To fill someone in

Contoh:  I missed the meeting. Could you fill me in on the project?

To put someone in the picture:

Contoh: Meet me after work and I’ll put you in the picture on the Smith Contract.

To bring someone up to speed:

Contoh: Before we start the discussion, John can bring us up to speed on the monthly figures.

Catatan:

Program komputer “IT-FX” dalam pelajaran ini hanya sekedar nama khayalan.